מתודולוגיה

פורן שרים פיתחה מתודולוגיה ודפוסי עבודה יחודיים הנוגעים ומשפיעים על כל שלבי הפרויקט ומספקים מענה מערכתי הכולל, בין השאר, מתן מעטפת הנדסית של ארגון ושיטות, PMO, לוחות זמנים וניהול סיכונים, שתומכים במנהל הפרויקט ומפנים אותו להתעסק בגרעין ההנדסי של הפרויקט והובלתו מקצה לקצה עבור כלל המרכיבים הנדרשים להצלחתו. מתודולוגיה זו, בשילוב יכולות כוח האדם המובחר והמוקפד, מאפשרים שילוב אורגני בכל פרויקט ועבודה מיטבית עבור הלקוח. כל אלו יחדיו הם חלק מה-D.N.A הסולל את הדרך להצלחתה ושגשוגה של פורן שרים.

שירותי ניהול פרויקטים – Project Management בחברת פורן שרים ניהול הפרויקטים הינו מערכת כוללת של פתרונות ושירותים, המותאמים באופן ייחודי לכל לקוח. השירותים הניתנים ע"י החברה כוללים הן את השירותים השכיחים בתחום ניהול הפרויקטים בהנדסה אזרחית וכן שירותים נוספים ומשלימים, אשר מחויבים על פי התפיסה הבינלאומית לצורך ניהול מיטבי ויעיל של הפרויקט.

ניהול ואינטגרציה

שירותי ניהול ואינטגרציה כוללים זיהוי, הגדרה, צירוף, איחוד ותיאום של פעולות שונות בפרויקט. התהליך כולל סקירת כל פרטי התוכניות, הגדרת יעדים וסדרי עדיפויות, ניהול ושליטה על התהליך, קבלת החלטות לגבי המשאבים, המאמצים, הסיכונים והבעיות הפוטנציאליות, טיפול ותיאום העבודה והשלמת הפרויקט באופן המוצלח ביותר והתואם את דרישות הלקוח ובעלי העניין. מנהל פרויקט בחברה אחראי בין השאר לצפות בעיות, לזהות מכשולים ולהמליץ על פתרונות. באחריות מנהל הפרויקט לספק ללקוחות מידע אובייקטיבי ולעזור בקבלת החלטות בסוגיות מפתח, מתוך הערכה מקצועית של תהליכי הבנייה, המתכננים והקבלנים, ובכך מתבטא היתרון ללקוח, על ידי קיום צומת מרכזית של ניהול ואחריות, המאפשרת תאימות מרבית, ניהול תכנון וביצוע ושירותים מתמשכים.

שירותי הניהול והאינטגרציה כוללים בין השאר: ייזום פרויקט משלביו הראשונים כולל בדיקות מקדימות, הגדרות ואפיונים ובדיקת ישימות הנדסית וכלכלית, גיבוש פרוגראמות לפי צרכי המשתמש, הכנת וגיבוש תיאור התחלתי של תכולת הפרויקט, ניהול הכנת תוכניות בניין ערים - הכנת תוכניות סטטוטוריות, קידום זמינות ותיאום בין רשויות התכנון לבין היועצים, טיפול בהיבטים הסטטוטוריים של הפרויקט, כולל הובלה וליווי הפרויקט בועדות השונות עד לקבלת האישורים הנדרשים, טיפול בהתקשרות עם מתכננים, תיאום התכנון, תיאום שלב התכנון המוקדם, תאום שלב התכנון הסופי ותיאום של התכנון המפורט, תיאום תהליך היציאה למכרז ובחירת הקבלן, פיקוח צמוד ובקרת איכות, פיקוח עליון והבטחת איכות, פיתוח תוכנית ניהול פרויקט, ניהול סיכונים, ניהול תקציב הפרויקט, הנחיית ביצוע הפרויקט וניהולו, מעקב ובקרה לכל שלבי הפרויקט, בקרת שינויים משולבת, תיאום ותכנון תהליכי תביעה וחוות דעת, תיאום וליווי תהליכי בניה ירוקה, סגירת הפרויקט

ניהול תכולה

ניהול תכולת הפרויקט על פי תורת ה – PMI מבטיח כי תכולת העבודה מוגדרת היטב ומתבצעים כל התהליכים הנחוצים להשלמת הפרויקט באופן המוצלח ביותר. במסגרת שירותי ניהול התכולה מבצעת החברה זיהוי ואפיון כללי ומפורט של המוצרים הנדרשים, תוך שימת דגש על צרכי ורצונות הלקוח. הפעילות נעשית החל משלב ניתוח ההסכמים בין המזמין והחברה, דרך ניתוח ההסכמים עם המתכננים ועד לכתב הכמויות והמפרט מול הקבלנים המבצעים. כמו כן מנוהל תהליך אימות ובקרה של התכולה, על מנת לוודא כי הפרויקט יושלם באיכות הנדרשת וברמה הגבוהה ביותר. מנהלי הפרויקטים בחברה ערוכים להנחיית ולכתיבת נהלי עבודה ומתודולוגיות לניהול תכולת הפרויקט, כך שבידי הלקוח ישאר התיעוד הנדרש, בהתאם לצורך להצגה והוכחת קיום תהליך איכותי ומיטבי. בין השאר מובילה החברה תהליכי ולידציה (Validation) ואימות (Verification) בשלבי הפרויקט השונים וליווי תהליכי הרצה (Testing) ומסירה (Commissioning) לקראת האכלוס. החברה מספקת ללקוחותיה תהליכי ניהול ובקרת תיעוד ( DOCUMENT CONTROL ).

ניהול לוחות זמנים

ניהול הזמן בפרויקט כולל את התהליכים הדרושים להשלמת הפרויקט ואבני הדרך בזמן שנקבע, תוך מתן תכנון ומענה לשינויים צפויים ובלתי צפויים בלוחות הזמנים. מלבד ניהול לוחות זמנים בפרויקטים שבניהול החברה, משתלבת החברה בצוות המנהל של פרויקטים קטנים, גדולים ומגה-פרויקטים ומאפשרת ניהול פרואקטיבי של זיהוי הפעילויות והמשאבים הנדרשים לסיום הפרויקט בזמן תוך התחשבות בסיכונים ובאילוצים אשר משפיעים על סביבת הפרויקט. בין השאר החברה מספקת שירותי ניהול ובקרת לוח זמנים באמצעות תוכנת MS PROJECT .

ניהול עלויות/תקציב

ניהול העלויות בפרויקט כולל את כלל הפעולות העוסקות בתכנון, אומדן, תקצוב ובקרת עלויות הפרויקט, להשלמתו במסגרת התקציב המאושר. כחלק מתהליכי ניהול הפרויקט החברה בונה תקציב לפרויקט בשלב הייזום, מנהלת את התקציב לאורך שלביו השונים, מסייעת בבניית אומדני תכנון וביצוע, מבקרת ומנהלת את החשבונות החלקיים של המתכננים והקבלנים כך שהתקציב מנוהל בהתאם לדרישות ולצרכי הלקוח במסגרת שירותי ניהול הפרויקט ע"י החברה, תוך שהיא ערוכה להשתלב במערכות פנים ארגוניות של גופים עימם היא עובדת וכן בהקמה ובניהול מערכות וסביבות עבודה המותאמות לכל פרויקט ולקוח. כחלק מניהול תקציב איכותי, אמונה החברה בזיהוי סטיות בקצב העבודה ולחזות כשלים שונים בפרויקט. החברה ערוכה לשלוב בקרים אינטגרליים בהתאם לצורך.

ניהול בקרת והבטחת האיכות

ניהול בקרת והבטחת האיכות בפרויקט כולל את קביעת מדיניות האיכות, מטרותיה ותחומי האחריות הנדרשים כדי שהפרויקט יענה על הצרכים שהוגדרו. ניהול זה כולל פעילויות מתמשכות לשיפור התהליך ולהעלאת איכות הפרויקט. החברה מוסמכת ע"י מכון התקנים הישראלי לתקן הישראלי והתקן הבינלאומי ת"י 9001 ISO בתחום ניהול פרויקטים ושמאות מקרקעין. כמו כן בחברה מנהלי פרויקטים המוסמכים לליווי פרויקטים בבניה ירוקה על ידי מכון התקנים הישראלי, בהתאם לתקן ישראלי 5281 וכן מוסמכים על ידי ארגון PMI העולמי כ – PMP (Project Management Professional). מנהלי החברה ערוכים לליווי הקמה של מערכי בקרת והבטחת איכות בשלבי התכנון השונים ובשלבי הביצוע, וכן בתמיכה בשלבי בקרת האיכות בפועל. החברה מנהלת פרויקטים על פי מתודולוגית ניהול הפרויקטים של ארגון PMI העולמי, ובהתאם לתקנים ולנהלים המחמירים ביותר. הקמת ותפעול מערכי איכות ודוקומנטציה נכונים מאפשרים ללקוחות מידע נגיש ואמין לצורך עמידה בתקנים, בסטנדרטים ודרישות חוזיות ולקבלת תקצוב, תמורה או מימון בהתאם.

ניהול מצוותים, משאבים, מתכננים, קבלנים וכוח אדם

ניהול משאבי אנוש בפרויקט כולל את תכנון, ארגון וניהול צוות הפרויקט; ניהול צוות היועצים, המתכננים, הרשויות וגופי התכנון, הגופים הסטטוטוריים ושאר בעלי העניין – תהליך הדורש תשומת לב והקפדה. החברה עוסקת בין השאר בגיוס צוותי העבודה ובהכשרת הצוות לקידום הפרויקט. במקרים רבים פועלת החברה מול לקוחותיה לשילוב כח אדם בארגון בצמתים חשובים, לצורך קידום הפרויקט באופן מקצועי. החברה מייעצת ללקוחותיה על אופן הקמת מערכי כח אדם, פיתוח מבנה ארגוני, ניהול סמכויות ותפקידים מנהלתיים ומקצועיים, קביעת סמכויות וגבולות אחריות. לחברה ניסיון רב בתהליכי התקשרות וניהול צוותי תכנון וייעוץ ומתן שירותי תכנון כוללני כחלק בלתי נפרד משירותי ניהול הפרויקט.

ניהול המידע והתקשורת

ניהול התקשורת מבטיח את יצירתו, איסופו, הפצתו ואחסונו של המידע בפרויקט. תהליך זה מהווה בסיס לקשר בין הגורמים המעורבים בפרויקט לבין המידע העובר בו והינו חיוני לניהול ושימור הידע ולתקשורת מוצלחת. כחלק מתהליך ניהול הפרויקט, אחראית החברה על ניהול הידע והמסמכים הקשורים בפרויקט, הקשר הרציף בין כל בעלי העניין בפרויקט, תוך יצירת פלטפורמה יעילה להעברת מידע וידע בין בעלי העניין והגופים השונים. פרויקטים רבים מאופיינים במספר רב של גורמים מעורבים ובעלי עניין, לכן קיום גורם מתאם ומקשר הינו קריטי להצלחת הפרויקט. החברה מספקת ללקוחותיה ייעוץ בנושא אופני ניהול מידע בפרויקט, תוכנות ופלטפורמות שונות, וכן שיטות לפיתוח ולניהול העברת מידע.

ניהול סיכונים

ניהול הסיכונים הפך בשנים האחרונות לתחום מרכזי, חשוב ומשמעותי בתהליך קבלת ההחלטות ולהצלחת הפרויקט. ניהול מקצועי של הסיכונים יכול להפחית במידה ניכרת את החשש מסטיות עלות, זמן, תכולה ואיכות. ניהול הסיכונים כולל את התהליכים העוסקים בתכנון ניהול סיכונים, זיהוים, ניתוחם, מתן מענה לסיכונים, מעקב אחריהם ובקרתם. מטרת ניהול הסיכונים היא להפחית את ההסתברות וההשלכות של אירועים העלולים לפגוע בפרויקט. רוב הפרויקטים מנוהלים בשלב התכנון בראיה של מקסום היעילות והרווח, לכן כאשר קיימת אי ודאות ושינויים במהלך התכנון, בביצוע עלולות להיגרם בעיות חמורות וחריגות. לאורך חיי הפרויקט, במקרים בהם מתפתחות סטיות, מנהלי הפרויקטים בחברה מעדכנים את תוכנית ניהול הסיכונים, בוחנים באופן רציף את התוכניות ולוחות הזמנים ומיישמים נהלים מתאימים על מנת שהפרויקט ישוב בחזרה למסלול. תהליך ניהול הפרויקטים בחברה מאופיין בהיערכות מקסימאלית לסיכונים ולשינויים תוך מתן מענה אופטימאלי וביצוע מעקב ובקרה תכופים במקרה של שינויים.

ניהול רכש

ניהול הרכש בחברת פורן שרים כולל בנית תכנית רכש, ניהול חוזים, בקרת שינויים, הזמנות קנייה וניהול התחייבויות חוזיות. החברה מנהלת את תחום הרכש תוך שימת דגש על עמידה באיכות, בתקציב ובזמני הפרויקט בהתאם להתחייבויות החוזיות ולדרישות הלקוח. ניהול הרכש בחברה מתנהל אל מול תכולת ההסכם כפי שהוגדרה מול הלקוח, תכולת ההסכמים מול המתכננים והיועצים, תכולת הפרויקט מול הקבלנים המבצעים ומול הלקוחות הסופיים. לקוחות החברה מאופיינים בצרכים שונים בהתאם לארגון ולתהליכים הנהוגים בו. בהתאם לצרכים אלו, מנהלת החברה את תהליכי ההתקשרות ומשתלבת במערך המסחרי והמשפטי התומך בתהליך. כמו כן, ערוכה החברה לתת מענה לצרכים מיידיים הדורשים שילוב של דיסציפלינות שונות בתהליכי הרכישה, הבקרה, הקבלה וההטמעה של המוצרים והשירותים הנדרשים.

תיאום ותכנון תהליכי תביעה וחוות דעת

פרויקטים בתחום הבנייה והתשתיות מאופיינים בהיקפי תקציב גדולים ומשמעותיים במיוחד וככאלו החשופים לתהליכי תביעה והתנגדויות מצד גורמים רבים. חברת פורן שרים מספקת לקוחותיה שירותים הנדסיים לתיאום ותכנון תהליכי תביעה והגנה בפני תביעות. התהליכים כוללים הגדרה של תכולות העבודה וההסכמים, בחינה של נושאים בחשיפה ובסיכון ובהם חשיפה אפשרית לתביעות תכולה, לוחות זמנים, התנהלות ואי התאמה, איסוף, עריכה ושמירה של מידע, מתן חוות דעת הנדסית ופרוייקטלית והצגת המידע במסגרת חוות דעת משפטית. החברה מעורבת בשנים האחרונות בתהליכי מתן חוות דעת מצד מזמיני עבודה וכך גם מצד מבצעים בתחומים שונים. החברה ערוכה בין השאר להובלת תהליכי תביעה וכך גם להשתלב בצוותים המלווים.

ניהול וליווי יזמים וגופים מממנים - LTA

למנהלי ועובדי החברה רקע רב בייעוץ לבכירים, מנהלי חברות, מנהלי פרויקטים וארגונים בייעוץ ובאפיון תהליכי ייזום, הגדרת תהליכי עבודה, פיתוח תהליכי ניהול והקמה, ליווי תהליכי תכנון, ליווי תהליכי מכרזים, התקשרויות, ביצוע והקמה של פרויקטי בניה ותשתיות. מנהלי החברה אמונים על ידע ומידע רגיש ובתמיכה בפעילות השוטפת של מנהלים בכירים בכל הפעילויות הנדרשות להבאת הפרויקטים לכדי סיום מוצלח. החברה מתמחה במתן שירותי ליווי ותמיכה ליזמים, מנכ"לים, דירקטוריונים וגופים מממנים בפרויקטים של בניה ותשתיות (LTA – Loaner Technical Adviser ). בחברה מחלקת PMO אשר מתמחה במתן שירותים משלימים בתחום ניהול הפרויקטים, בין השירותים הניתנים על ידי המחלקה: ניהול סיכונים, ניהול לוחות זמנים, ניהול תכולה, ניהול תקציב, ניהול רכש, הכנת דוחות סטאטוס, איתור חסמים, כתיבת ספרי מתקן וספרות טכנית וכדו'.

ייזום

במקרים רבים מעורבת חברת פורן שרים בתהליך הייזום של הפרויקט וכך גם בהגדרת תכולות ושלבים חדשים בתוך פרויקט קיים. הניסיון והידע של החברה בתחום הגדרת תהליכי עבודה, פרוגראמות ואפיונים, הגדרת וכתיבת תכנית ניהול פרויקט סדורה מאפשרת ותומכת בלקוחות בקבלת ההחלטות ובהתנעת הפרויקטים.

תכנון

בשלבים הראשוניים של תהליך הייזום של הפרויקט מתחיל תהליך תכנון והגדרת תכולת הפרויקט, הגדרת מטרותיו ואבני הדרך בתהליך התכנון והביצוע, דרכי הפעולה ושיטות העבודה. תהליך התכנון כולל את הגדרת שיטות העבודה והניהול מחד אך גם את התכנון על שלביו השונים, החל משלב התכנון הראשוני, דרך התכנון הסופי והמפורט ועד לשלב היציאה למכרז ובחירת הקבלנים. לרוב, תהליך התכנון מסתיים עם סיום הביצוע, סגירת הפרויקט ומסירת הפרויקט ללקוח.

ביצוע

פרויקטים בתחום הבנייה והתשתיות מאופיינים במורכבות תכנונית וביצועית ובהיקפי תקציב משמעותיים. התהליכים המבוצעים להשלמת העבודה כפי שהוגדרה במסגרת תכנית ניהול הפרויקט מבטיחים ביצוע של תהליכי תכנון, בקרת והבטחת איכות סדורים וכתיבתם של מפרטים וכתבי כמויות מצוינים אשר יאפשרו התקשרות והגדרה של תכולות העבודה הקבלניות הן של היועצים והמתכננים והן של הצוותים והקבלנים המבצעים.

שליטה ובקרה

חברת פורן שרים פועלת מזה שנים רבות להחדרת תהליכי השליטה והבקרה במסגרת פרויקטים בתחום הבניה והתשתיות בישראל. תהליכים אילו נהוגים בפרויקטים לאומיים ובינלאומיים על פי המתודולוגיה לניהול פרויקטים ( PMBOK ) ונועדה לעקוב, לסקור ולהסדיר את התקדמות ביצועי הפרויקט. השליטה והבקרה מאפשר זיהוי וניתור מתמידים של הפעילויות, הצפה וטיפול באי התאמות ושיפור מתמיד של תהליכי התכנון והביצוע לאורך כל חיי הפרויקט.

ניהול התכולה, בקרת מסמכים, בקרת הסכמים ובקרת שינויים

סיומו המוצלח של הפרויקט וכך גם של שלבים בפרויקט מחייב זיהוי, טיפול וניהול של תהליכי הסגירה המנהלתית של הפרויקט וכך גם של מסירת הפרויקט והשלב ללקוחות. תהליכי הסגירה כוללים סגירה של הסכמים, חוזים, התקשרויות וכך גם תהליכי קבלה, בקרת איכות והבטחת איכות של הפרויקט ותוצריו, בקרת תכולה וולידציה וכך גם הדרכה והעברה ללקוח.